ศิลปะการบริหารงานของหัวหน้างาน
วิเคราะห์ศัพท์
ศิลปะ -- ผีมือ (เทคนิค วิธีการ การปฏิบัติ)
บริหาร -- ดำเนินการ จัดการ (การดำเนินการเพื่อให้บรรลุภารกิจ)
หัวหน้างาน -- ทุกตำแหน่งที่มีคำว่า “หัวหน้า” หรือ “ผู้อำนวยการ”
-- หรือชื่อตำแหน่งอื่นที่มี “ลูกน้อง”
สรุปเป็น “ฝีมือการจัดการงานของหัวหน้างาน” หรือ “เทคนิควิธีการบริหารงานของหัวหน้างาน”
ความหมายและหัวใจของการบริหารงาน
- การบริหารงาน คือ วิธีการใช้ “คน เงิน เวลา ทรัพยากร” ที่มีอยู่ เพื่อปฏิบัติภารกิจของหน่วยให้บรรลุวัตถุประสงค์อย่างมีประสิทธิภาพสูงสุด
- “คน” เป็นสิ่งสำคัญที่สุด หากบริหาร “คน” ได้ คนก็จะช่วยกันทำงานอย่างเต็มที่
- “ใจ” เป็นสิ่งสำคัญที่สุดของ “คน” หาก “ครองใจ” ได้ ก็จะ “ครองคน” ได้
- จะ “ครองใจ” คนได้ ต้อง “จริงใจ” กับเขาก่อน
- จะ “จริงใจ” กับผู้อื่นได้ ต้อง “จริงใจ” กับตัวเองก่อน
- เวลา -- เป็นปัจจัยกำหนดความสมบูรณ์ของงาน และเป็นปัจจัยหนึ่งที่ใช้ควบคุมการปฏิบัติงาน
- ทรัพยากร -- วัสดุอุปกรณ์ทั้งมวลที่เกี่ยวข้องในการทำงาน เช่น รถยนต์ น้ำมัน คอมพิวเตอร์ ฯลฯ
เทคนิควิธีการปฏิบัติต่อ “คน”
- แบ่งเป็น ๔ พวก คือ ๑. ตัวเรา ๒. นาย ๓. ลูกน้อง ๔. ระดับเดียวกัน
- ในขณะที่เราเป็น “หัวหน้า” เราก็เป็น “ลูกน้อง” ของ “นาย”
- เราอยากมี “นาย” ที่ดี ลูกน้องเราก็อยากมีเหมือนกัน
- เราไม่ชอบ “นาย” แบบไหน ลูกน้องเราก็ไม่ชอบเหมือนกัน
๑. การปฏิบัติต่อตนเอง
- ยึดคติเตือนใจที่ดีและพยายามปฏิบัติให้ได้ตามนั้น -- บุคคลสำคัญ ทางโลก - ทางธรรม
- ปฏิบัติตัวเป็นตัวอย่างในเรื่องที่คนทั่วไปมักจะปฏิบัติย่อหย่อน เช่น
- ปฏิบัติตัวเป็นตัวอย่างในเรื่องที่คนทั่วไปมักจะปฏิบัติย่อหย่อน เช่น
* การแต่งกายถูกระเบียบ การทำความเคารพ
* การตรงต่อเวลาในการเข้าทำงานเช้า พักกลางวัน และเวลากลับบ้าน
* การไม่ใช้โทรศัพท์ราชการติดต่อเรื่องส่วนตัว
* การรักษาความสะอาดและความเป็นระเบียบของโต๊ะทำงาน
* การประหยัดไฟฟ้าด้วยการปิด - เปิดไฟ/เครื่องปรับอากาศ ตามเวลาที่กำหนด
* การไม่กู้หนี้ยืมสิน ไม่เล่นหวยใต้ดินในที่ทำงาน
* ไม่สวมรองเท้าแตะนั่งทำงาน หรือเดินออกนอกโต๊ะทำงาน
- สร้างความสัมพันธ์อันดีกับหน้าห้องผู้บังคับบัญชาทุกระดับที่หนังสือจะต้องผ่าน
- มีของขวัญเล็ก ๆ น้อย ๆ ให้ ทุกคนในหน่วย เมื่อถึงวันเกิดหรือเทศกาลปีใหม่
- ใช้หลักธรรมะในการปฏิบัติงาน ที่ใช้ประจำได้แก่
* เราจะให้อภัย ไม่โกรธ ไม่หงุดหงิด ไม่อึดอัดขัดเคืองผู้ใด หรือเรื่องใด
* เราจะช่วยเหลือผู้อื่นตามหน้าที่ กำลัง และโอกาสที่จะพึงทำได้
* เขามีส่วนเลวบ้างช่างหัวเขา จงเลือกเอาส่วนที่ดีเขามีอยู่ เป็นประโยชน์โลกบ้างยังน่าดู ส่วนที่ชั่วอย่าไปรู้ของเขาเลย จะหาคนมีดีโดยส่วนเดียว อย่ามัวเที่ยวมองหาสหายเอ๋ย เหมือนเที่ยวหาหนวดเต่าตายเปล่าเลย ฝึกให้เคยมองแต่ดีมีคุณจริง
* กรรมบท ๑๐ ได้แก่ กาย ๓ (ไม่ฆ่าสัตว์ ไม่ลักทรัพย์ ไม่ประพฤติผิดในกาม) วาจา ๔
(ไม่พูดปด ไม่พูดหยาบ ไม่พูดส่อเสียด ไม่พูดเพ้อเจ้อ) ใจ ๓ (ไม่คิดอยากได้ทรัพย์ผู้อื่น – โลภะ ไม่ผูกอาฆาต – โทสะ มีความเห็นถูกต้อง – โมหะ)
(ไม่พูดปด ไม่พูดหยาบ ไม่พูดส่อเสียด ไม่พูดเพ้อเจ้อ) ใจ ๓ (ไม่คิดอยากได้ทรัพย์ผู้อื่น – โลภะ ไม่ผูกอาฆาต – โทสะ มีความเห็นถูกต้อง – โมหะ)
* แก้ที่คนอื่นยาก ต้องแก้ที่ใจเรา
- ตั้งใจที่จะพัฒนาจิตใจตนเองให้มีจริยธรรมคุณธรรมและศีลธรรมยิ่ง ๆ ขึ้น โดยเฉพาะเวลาขับรถ ใช้เป็นโอกาสในการพัฒนาจิตใจได้มาก ไม่ปล่อยใจไปตามกระแสสังคมซึ่งต้องเอาตัวรอด ขอไปก่อน ขอไปเร็ว ไม่มีน้ำใจให้กัน
- รับการแสดงการเคารพของผู้อื่นด้วยความเคารพ ยิ้มแย้มแจ่มใส โค้งตอบเมื่อเขาเงยหน้าแล้ว
- ไม่รับสินบนหรือของกำนัลในลักษณะสินบนจากบุคคลอื่น
๒. การปฏิบัติต่อนาย
- ซื่อสัตย์ จริงใจต่อนายและลูกน้อง ถือหลัก รายงาน นาย ทุกเรื่อง กระจายข่าวสารให้
ลูกน้องทราบ แลกเปลี่ยนความรู้ เพื่อนร่วมงาน
ลูกน้องทราบ แลกเปลี่ยนความรู้ เพื่อนร่วมงาน
- รายงานเรื่องที่ทำการแทนนาย ทันที่ที่ท่านกลับมา หรือเขียนโน้ตทิ้งไว้บนโต๊ะนาย
- เมื่อนายเหนือขึ้นไปเรียกนายเรา ช่วยคิดและคาดเดาว่าจะเป็นเรื่องอะไร เสนอแฟ้มอะไรขึ้นไปหรือสอบถามหน้าห้อง ให้ข้อมูลเพิ่มเติมแก่นายเรา เอาเรื่องเดิมมาให้ท่านทบทวน เสนอแนะจุดที่คิดว่าน่าจะเป็นปัญหา และคำตอบหรือคำชี้แจงต่อผบช.
- ไม่งอนหรือแสดงสีหน้าไม่พอใจนาย เมื่อนายใช้อารมณ์กับเรา
- ไม่เถียงนายต่อหน้าผู้อื่น ใช้วิธีขออนุญาตชี้แจงเมื่อไม่มีคนอื่นแล้ว
- ไม่ต้องให้นายสั่งไปเสียทุกเรื่อง
- ไม่ก้าวก่ายเรื่องส่วนตัวของนาย
- ไม่ทำหรือส่งเสริมหรือสนับสนุนให้นายทำในสิ่งที่ผิดศีลธรรม, คุณธรรม, จริยธรรม, ระเบียบ, ข้อบังคับ ตลอดจนกฎหมายบ้านเมือง
- ไม่ประพฤติตนผิดศีลธรรม, จริยธรรม, ระเบียบ, ข้อบังคับ, กฎหมายบ้านเมือง จนมีเรื่องเดือนร้อนมาถึงนาย
- ไม่ใช้หน้าที่และฐานะที่อยู่หน้าห้องนาย เพื่ออำนวยประโยชน์ให้แก่พวกพ้อง หรือคนในครอบครัวในทางที่ไม่สมควร
- ไม่ตอบนายว่า “ไม่ทราบ” อยู่เสมอ ๆ ควรใช้คำพูดว่า “ขออนุญาตไปตรวจสอบก่อน”
- กล้าพูด กล้าถาม กล้าแสดงความคิดเห็นทุกเรื่อง อย่างตรงไปตรงมา
- เสนอแนะนายในการดูแลสวัสดิการและความก้าวหน้าของเพื่อนร่วมงานและลูกน้อง
- ทำใจให้พร้อมที่จะรองรับอารมณ์โกรธหรือถูกด่าว่า ถูกตำหนิจากนาย (บางคน) โดยไม่แสดงออกซึ่งความไม่พอใจ
- ชี้แจงเหตุผลให้นายทราบเมื่อนายอารมณ์เย็นลงแล้ว
- ริเริ่มวาดภาพล่วงหน้าเสมอ สมมุติว่าถ้าเราเป็นนายเราจะต้องไปไหน ทำอะไรบ้างในวันนี้และพรุ่งนี้ ควรจะต้องรับรู้หรือเตรียมการอย่างไรบ้าง แล้วเราก็เตรียมแบบนั้นให้นายโดยไม่ต้องรอให้นายสั่งก่อนจึงทำ
๓. การปฏิบัติต่อลูกน้อง
- ให้ความเป็นธรรม ไม่ลำเอียง ให้ลูกน้องประจบด้วยงานไม่ให้ประจบสอพลอ
- ใช้คำพูดที่ให้กำลังใจ ไม่ทำให้เสียกำลังใจ
- รักษาน้ำใจลูกน้องและเพื่อนร่วมงาน และ เช่น การแก้หนังสือ การรับประทานของว่าง
- ให้ความเห็นใจต่อความจำเป็นส่วนตัวของแต่ละคน ถามทุกข์สุข ถามการเดินทางไป - กลับบ้าน เห็นใจไม่ใช้งานใกล้เวลากลับบ้าน
- แม้ว่างานจะมากเพียงใด แต่ต้องไปเยี่ยมลูกน้องที่ป่วยเข้าโรงพยาบาลเสมอ “ดีใช้ ไข้รักษา”
- ใช้คนให้เหมาะกับงาน รู้ว่าใครถนัดอะไร ไม่ถนัดอะไร สั่งแล้วทำไม่ถูก ใคร่ครวญดูว่าเขาเข้าใจผิดหรือเราสั่งไม่ชัดเจน
- พูดกับลูกน้องที่เกเร แบบสองต่อสอง สอบถามความจำเป็นส่วนตัว ขอให้คิดถึงส่วนรวมไม่เอาเปรียบเพื่อนร่วมงาน ไม่ด่าว่าต่อหน้าคนอื่น
- ไม่ตำหนิโดยออกชื่อบุคคลในที่ประชุม ใช้วิธีเรียกมาคุยตามลำพัง
- ไม่ทำลายบรรยากาศในสำนักงานด้วยการระบายอารมณ์ใส่ลูกน้อง
- ขอโทษลูกน้องเสมอเมื่อความผิดพลาดนั้นเกิดจากเรา ทำให้เขาต้องพิมพ์ใหม่ ทำใหม่
- ให้เกียรติด้วยคำพูดต่อลูกน้องที่มีอายุมากกว่า แต่ไม่ให้เสียการปกครองตามวินัยพนักงาน
- ลูกน้องปฏิบัติไม่ถูกไม่เหมาะสมด้วยเรื่องใด ไม่ต่อว่าทันที ดูที่ตัวเราก่อนว่าสั่งผิดหรือเปล่า พูดหรือเขียนไม่ชัดเจนหรือเปล่า ถ้าตรวจสอบแล้วเราไม่ผิด จะใช้วิธีสอนและอธิบายในสิ่งที่ถูกให้ฟัง
- ไม่โทษลูกน้องเมื่อนายตำหนิ เนื่องจากเอกสารผิดพลาด เพราะเราก็มีส่วนในการตรวจผ่านไป
- ทำตัวเป็นครูและแม่ที่ดี กล้าพูดกล้าสอน ไม่เป็นแม่ปู - ลูกปู ไม่กลัวลูกน้องไม่ชอบตัวเอง
- สนับสนุนลูกน้องที่หารายได้พิเศษโดยสุจริต ไม่เบียดบังเวลาราชการจนเกินไป เช่น ช่วยซื้อของที่นำมาขายนอกเวลางาน ฯลฯ
- กล่าวชมเชยและขอบคุณลูกน้องเสมอ ๆ
- ดูแลให้มีเครื่องมือและอุปกรณ์ในการทำงานของลูกน้องอย่างเพียงพอไม่สั่งงานอย่างเดียว
- ใช้งานลูกน้องออกนอกหน่วย ให้ค่าอาหาร ค่าน้ำมันรถ และใช้ในเส้นทางกลับบ้าน
- ปกป้อง สนับสนุน ลูกน้องที่ดี
- ตักเตือน ลงโทษ ลูกน้องที่ทำผิด
- ตักเตือน ลงโทษ ลูกน้องที่ทำผิด
- เสียสละให้ลูกน้องบ้าง -- เงิน เวลา
- เลี้ยงลูกน้อง ทั้งในและนอกสถานที่ ในโอกาส - เทศกาล อันควร
- พาลูกน้องไปเที่ยว พักผ่อน ต่างจังหวัด พร้อมครอบครัว ในโอกาสอันควร
- ไปร่วมงานส่วนตัวของลูกน้องตามโอกาสอันควร เช่น งานศพญาติ งานบวช งานแต่งงาน
- มีอารมณ์ขันบ้าง แต่ไม่พร่ำเพรื่อ วางตัวให้สมกับเป็นหัวหน้า
- สนับสนุนลูกน้องให้ก้าวหน้า ไม่ดึงตัวไว้เพื่อช่วยงานของหน่วยตลอดไป
- ไม่กู้ยืมเงินลูกน้อง และไม่ให้ลูกน้องยืม จะเสียการปกครอง หาวิธีช่วยทางอื่น
- วางตัวให้ลูกน้องรู้สึกว่า เราเป็นทั้งนาย พี่ เพื่อน ครู หรือพ่อแม่
- เป็นผู้ทำให้ลูกน้องสามัคคีกัน ไม่เป็นผู้แบ่งพวกเสียเอง
- เป็นผู้ประสานรอยร้าวระหว่างลูกน้องที่บาดหมางกัน ถึงแม้จะเกิดจากเรื่องส่วนตัว
อย่าคิดว่าเป็นเรื่องส่วนตัวของเขา
อย่าคิดว่าเป็นเรื่องส่วนตัวของเขา
- ต้องแก้ปัญหา ไม่หนีปัญหา กล้าตัดสินใจ กล้ารับผิดชอบ โดยเฉพาะเรื่องสำคัญที่อาจมีปัญหา หรือเรื่องที่ไม่แน่ใจว่านายเหนือขึ้นไปจะเห็นด้วยหรือไม่ ต้องกล้าเซ็นเอง ไม่ให้ลูกน้องทำการแทน
- รู้หน้าที่ของตัวเอง ไม่ต้องรอให้ลูกน้องมาขอร้อง เช่น การประสานงานระหว่างหน่วย
- สั่งให้ลูกน้องทำงาน นอกหน่วย นอกเวลา หรือวันหยุด เราควรไปเยี่ยมเยียน ให้กำลังใจ
กำกับดูแล ซื้อของกินไปฝาก
กำกับดูแล ซื้อของกินไปฝาก
- ลูกน้องเข้าใหม่ ต้องปฐมนิเทศด้วยตัวเอง และแต่งตั้งมอบหมายคนเก่าให้ทำหน้าที่พี่เลี้ยง
- กล้าพูดในที่ประชุมเพื่อสนับสนุนลูกน้องให้ก้าวหน้า หรือปกป้องลูกน้องให้ได้รับความ
เป็นธรรม จากการพูดของผู้อื่น
เป็นธรรม จากการพูดของผู้อื่น
- ไม่ทำให้ลูกน้องเกิดความรู้สึกว่า เราสนิทกับใครหรือชอบใครเป็นพิเศษ ไม่ให้เกิดคำพูดว่าคนนั้นคนนี้เป็นเด็กนาย
๔. การปฏิบัติต่อหัวหน้าระดับเดียวกัน
- ให้เกียรติ ไม่ก้าวก่าย ใช้ “ประสาน” “ขอความร่วมมือ”
- ไม่อิจฉา ริษยา ชิงดีชิงเด่น แล้งน้ำใจ เอาเปรียบ
- จริงใจต่อกัน ร่วมกันทำงานเป็นทีม เพื่อความสำเร็จของหน่วยใหญ่
- ส่งเสริมให้ลูกน้องสองหน่วยสามัคคีกัน ให้มีน้ำใจต่อกัน ไม่คิดว่างานใครงานมัน
- แข่งกันทำงานให้ดี ไม่แข่งกันเอาหน้า
- หัวหน้ากับหัวหน้า ถูกคอกันดี ลูกน้องก็เป็นสุข บรรยากาศการทำงานก็ดี
- หัวหน้ากับหัวหน้า ไม่ถูกกัน ลูกน้องก็เป็นทุกข์ บรรยากาศการทำงานก็ตึงเครียด
- นายของเรา ก็พลอยลำบากใจ
- จะใช้ลูกน้องของเขา ควรบอกกล่าวกัน
เทคนิควิธีการปฏิบัติต่อ “งาน”
- แบ่งเป็น ๑. งานทั่วไป ๒. งานเอกสาร ๓. งานการให้บริการลูกค้า
๑. งานทั่วไป
- เป็นหัวหน้า ต้องรู้ภารกิจ หน้าที่ และนโยบายของ หน่วย/ผู้บังคับบัญชา
- เป็นหัวหน้าเล็ก ต้องรู้ลึก แต่ไม่ต้องรู้หมด
- เป็นหัวหน้าใหญ่ ต้องรู้หมด แต่ไม่ต้องรู้ลึก
- เรื่องต่าง ๆ เกี่ยวกับหน่วยงานที่ปฏิบัติงานอยู่ ที่ “หัวหน้า” ควรรู้และมีเอกสารอยู่กับตัว
(หรือควรจัดทำหากยังไม่มี)
(หรือควรจัดทำหากยังไม่มี)
๑. อัตราการจัดหน่วย ตั้งแต่ระดับบนสุดถึงระดับหน่วยรองของเรา
๒. หน้าที่ของหน่วย และหน้าที่ตามตำแหน่งต่าง ๆ ที่มีระบุไว้อย่างเป็นทางการ
๓. ปฏิทินการปฏิบัติงานในวงรอบปีงบประมาณของหน่วย
๔. บัญชีบรรจุกำลังพลภายในหน่วย
๕. หมายเลขโทรศัพท์ที่ทำงาน ที่บ้าน และมือถือ ของผู้บังคับบัญชาของหน่วย และของกำลังพลภายในหน่วย
๖. ระเบียบปฏิบัติประจำ (รปจ.) ของหน่วย
๗. ระเบียบของหน่วย เกี่ยวกับสิทธิและสวัสดิการที่เกี่ยวข้อง
- บริหารจัดการ โดยการ สั่งการ กำกับดูแล ให้เป็นไปตามภารกิจหน้าที่ของหน่วยและของแต่ละคน
- ยึด “หลักการ” ไม่ใช้ “หลักกู” มีเอกสารแสดงได้
- ทำตัวเป็น “เทรนเนอร์” สอนได้ ชกเองได้
- ไม่หนีงาน เช่น ป่วย มีธุระ ในวันที่มีงานที่ไม่อยากทำ หรือทำไม่ถนัด
- ต้องดูแลให้มี “คน” และ “เครื่องมือ” ในการทำงาน อย่างพอเพียง ต้องกล้าเสนอแก้ไข
ต้องกล้าขอนาย
ต้องกล้าขอนาย
- กระตุ้นลูกน้องให้ตื่นตัวอยู่เสมอ
- ใช้ทั้งพระเดชและพระคุณ -- เลื่อนตำแหน่ง ให้ ๒ ขั้น ตัดเงินเดือน ทำทัณฑ์บน ตักเตือน
- เป็นหัวหน้าต้องกล้าคิด กล้าพูด
- มองภาพรวมอยู่เสมอ
๑. ทำตามหน้าที่ครบถ้วน ถูกต้อง ทันเวลา แล้วหรือยัง
๒. มีวิธีทำให้เร็ว ให้มาก ให้สะดวก กว่านี้ไหม
- นึกถึง “ผู้ป่วย” เป็นหลัก ทำอย่างไร ที่จะช่วยให้เขาคลายทุกข์กายใจ ได้เร็ว ได้มาก ได้สะดวก
- หมั่นประชุมเป็นนิจ รับฟังความคิดของลูกน้อง แต่อย่าพูดนาน พูดมากไม่เข้าเรื่อง จนลูกน้องไม่มีเวลากลับไปทำงาน
- ไม่ “คิด” และ “พูด” ว่า “เขาก็ทำกันมายังงี้”
- คิดที่จะ “พัฒนา” หรือ “ปรับปรุง” งานให้ดีขึ้น เร็วขึ้น สมบูรณ์ขึ้น อยู่เสมอ
- ประสานงานด้วยวาจาให้มาก เรื่องเล็ก ๆ น้อย ๆ ไม่ต้องทำหนังสือให้เสียเวลา (ยกเว้นต้องการ หรือต้องมีเป็นหลักฐาน)
๒. งานเอกสาร
- ต้องมีสติ จัดลำดับความเร่งด่วนของงาน
- ต้องกระจายงาน แบ่งงาน แต่ไม่ใช่แบ่งไปหมด ตัวเองรอเซ็นอย่างเดียว
- ต้องควบคุมงานทั้งหมดของหน่วย อย่าให้เสมียนหรือเจ้าหน้าที่ รับ - ส่ง หนังสือ เป็นคนคุม
- เป็นหัวหน้า ควรมีเอกสารอ้างอิง หรือข้อมูลสำคัญ ไว้ใกล้ตัว
- ไม่หวงข้อมูลเก็บไว้รู้คนเดียวเพื่อทำให้ตัวเองเป็นคนสำคัญที่รู้เรื่องดี -- เตรียมข้อมูลให้
นายบ้าง บอกให้ลูกน้องรู้บ้าง
นายบ้าง บอกให้ลูกน้องรู้บ้าง
- ควรจัดทำแฟ้มนโยบาย ผบช.ไว้คอยเตือนตัวเอง
- งานบางงาน ลูกน้องไม่อยู่ หรือนายต้องการด่วน ต้องลงมือทำเองได้
- ไม่ซุกเรื่อง ดองเรื่อง ผลัดวันประกันพรุ่ง
- เซ็นแล้วต้องรับผิดชอบ ไม่โทษลูกน้องเมื่อนายตำหนิ ให้อภัยลูกน้อง ให้คำแนะนำ เล่าให้ฟังเพื่อให้ช่วยกันระวังไม่ให้เราถูกด่า ไม่ใช่ด่าลูกน้องต่อ (ควรด่าตัวเองด้วย) ให้กำลังใจ “คนที่ไม่เคยทำผิด คือคนที่ไม่เคยทำอะไร”
- ถ้านายชมยกความดีให้ลูกน้อง บอกให้นายรู้ว่า คนทำเริ่มต้นคือใคร ใครกำกับดูแล
- ไม่ว่าจะได้รับคำชมหรือคำตำหนิ ควรประชุมชี้แจงหรือเวียนให้ลูกน้องทุกคนทราบทั่วกัน
เพื่อเป็นกำลังใจ หรือระวังไม่ทำให้หน่วยเราถูกตำหนิในเรื่องแบบเดียวกันนี้อีก (ไม่ใช่ประจาน)
เพื่อเป็นกำลังใจ หรือระวังไม่ทำให้หน่วยเราถูกตำหนิในเรื่องแบบเดียวกันนี้อีก (ไม่ใช่ประจาน)
- หน้าห้องนายแก้หนังสือเรา ถ้าเราผิดจริงยอมแก้โดยดุษณีและขอบคุณเขาที่ช่วยดูไม่โกรธ แต่ถ้าเขาผิด ขึ้นไปอธิบายให้ฟังหรือเขียนโน้ตชี้แจง ขออนุญาตยืนยันตามเดิมยกเว้นนายสั่งแก้
- เรื่องด่วนที่สุด สำคัญจริง ๆ ต้องรู้วิธีลัดขั้นตอน ทั้งการเสนอเซ็น และการให้ม้าเร็วไปส่งหนังสือถึงตัวบุคคลหรือหน่วยที่จะต้องปฏิบัติ ไม่ยึดติดกับระเบียบปฏิบัติจนเกินไป
- ให้เกียรติหน้าห้องนายในการตรวจแก้หนังสือ ถึงแม้เขาจะระดับต่ำกว่า ถือว่าเขาช่วยไม่ให้หนังสือของหน่วยผิดพลาด
- เป็นหัวหน้า ต้องร่างหนังสือเองได้ พิมพ์เองได้ยิ่งดี
- ไม่แก้ร่างหนังสือของลูกน้องโดยฉีกทิ้งทั้งฉบับหรือร่างใหม่ทั้งหมด พยายามใช้กระดาษของเขาและข้อความของเขาให้มากที่สุด เพื่อรักษาน้ำใจและเสริมสร้างกำลังใจ
- การแก้ร่างหนังสือไม่ใช้วิธี “พูดอย่างเดียว” (แก้ด้วยปาก) ว่าให้ไปปรับอย่างนั้นอย่างนี้ ลูกน้องจะอึดอัดและบ่นในใจว่า “ก็ผมคิดได้แค่นี้ จะให้แก้อย่างไรก็เขียนมาสิ” ควรลงมือแก้ในร่างของเขาเพื่อให้เขามีตัวอย่างเก็บไว้ดูด้วยว่าเราคิดอย่างไรเขียนอย่างไร
- รีบทำเรื่องด่วนทันทีที่เห็นไม่รอให้ลูกน้องนำมาให้ตามขั้นตอน
- เซ็นแฟ้มทันทีที่ลูกน้องนำมาวางไม่ให้เรื่องแช่อยู่ที่โต๊ะเรา
- รีบแจ้งเรื่องสำคัญเร่งด่วน ที่เกี่ยวข้องกับกำหนดการปฏิบัติของนาย ให้หน้าห้องทราบในชั้นต้นก่อน แล้วจึงทำงานหนังสือ
๓. งานการให้บริการลูกค้า
- กระตุ้นจิตสำนึกให้ทุกคนตระหนักว่า “เราจะทำงานเพื่อลูกค้า” เป็นหลักสำคัญกว่า
ไม่ใช่ “ทำงานเพื่อความก้าวหน้าของตัวเอง”
ไม่ใช่ “ทำงานเพื่อความก้าวหน้าของตัวเอง”
- คิดอยู่เสมอว่า “ถ้าไม่มีเขา ก็ไม่มีเรา”
- คิดว่าลูกค้าเป็นญาติของเรา เราต้องทำหรือหาสิ่งที่ดีที่สุดให้เขา
- เน้นการต้อนรับ การพูด การอดกลั้น
- ไม่ทำตัวให้ลูกค้ารู้สึกว่า “เรา” เป็น “เจ้านาย” ตรงกันข้ามอย่าลืมคำกล่าวที่ว่า
“ลูกค้าคือเจ้านาย” หรือ “ลูกค้าย่อมถูกเสมอ”
- คนไม่ดีย่อมมีอยู่ทุกวงการ ต้องพยายามทำใจ ไม่เหมารวม
เทคนิควิธีการปฏิบัติต่อ “เวลา”
- เวลาแล้วเสร็จที่หน่วยเหนือกำหนด แบ่งเป็น ๓ ส่วน เราใช้ไม่เกิน ๑ ส่วน ให้ลูกน้อง
๒ ส่วน
๒ ส่วน
- จัดลำดับงานตามความเร่งด่วนของเวลา
- ปรับลำดับงานอยู่เสมอเมื่อมีงานใหม่เข้ามา ไม่ใช่ทำตามคิวโดยไม่พิจารณาความสำคัญเร่งด่วน
- ใช้เวลาเป็นเครื่องมือควบคุมการปฏิบัติงานของลูกน้อง
- แบ่งเวลาให้ลูกน้องอย่างเหมาะสม
- เรื่องที่ต้องใช้ความคิดพิจารณา ควรทำตอนเช้าซึ่งเป็นเวลาที่สมองปลอดโปร่งแจ่มใส
- ทำปฏิทินการปฏิบัติงานของหน่วยในรอบ เดือน/ปี
- ใช้ตารางนัดหมายหรือปฏิทินช่วยจำบนไวท์บอร์ด เป็นเครื่องช่วยบันทึกเวลาการปฏิบัติงานต่าง ๆ
- บางครั้งต้องใช้เวลาส่วนตัวทำงานให้ราชการ โดยนำงานกลับไปทำที่บ้านตอนกลางคืนหรือในวันหยุด
เทคนิควิธีการปฏิบัติต่อ “ทรัพยากร”
- สำรวจเครื่องมือเครื่องใช้ว่ามีครบตามอัตราที่กำหนดหรือไม่
- เบิกให้ครบ ส่งซ่อม ขอจัดหาเพิ่มเติม
- ใช้คอมพิวเตอร์และพริ้นเตอร์แบบรวมการ เชื่อมต่อระบบ LAN
- กำหนดผู้รับผิดชอบวัสดุอุปกรณ์แต่ละชิ้น ติดป้าย
- เบิกหมึกพิมพ์หรือวัสดุสิ้นเปลืองไว้ล่วงหน้า หรือกำหนดเวลาเบิกให้ชัดเจน ไม่รอให้ของหมดจึงเบิก
- บางครั้งอาจต้องเสียสละเงินส่วนตัว จัดหาวัสดุบางรายการ เพื่อให้ลูกน้องมีของใช้
- กระตุ้นจิตสำนึกทุกคนในหน่วยงาน ให้ช่วยกัน “ประหยัด” ทรัพยากรทุกอย่าง
- กระดาษที่ถ่ายเอกสารเสีย หรือที่พิมพ์เสีย นำมาใช้ร่างหนังสือ หรือตัดทำกระดาษโน้ต
- กำหนดลำดับความเร่งด่วนในการใช้ทรัพยากร ตามลำดับความสำคัญเร่งด่วนของงาน
ไม่กำหนดตามความสำคัญของตัวบุคคล
ไม่กำหนดตามความสำคัญของตัวบุคคล
- นำของที่ใช้แล้วแต่ยังใช้ได้อีกกลับมาใช้ใหม่ เช่น แฟ้มปกแข็ง - นำเอกสารข้างในออกใช้เชือกมัดไว้ หรือใส่กล่องใส่ตู้
สรุป
- การบริหารงาน คือ วิธีการใช้ “คน เงิน เวลา ทรัพยากร” ที่มีอยู่ เพื่อปฏิบัติภารกิจของหน่วยให้บรรลุวัตถุประสงค์อย่างมีประสิทธิภาพสูงสุด
- “คน” เป็นสิ่งสำคัญที่สุด หากบริหาร “คน” ได้ คนก็จะช่วยกันทำงานอย่างเต็มที่
- “ใจ” เป็นสิ่งสำคัญที่สุดของ “คน” หาก “ครองใจ” ได้ ก็จะ “ครองคน” ได้
- จะ “ครองใจ” คนได้ ต้อง “จริงใจ” กับเขาก่อน
- จะ “จริงใจ” กับผู้อื่นได้ ต้อง “จริงใจ” กับตัวเองก่อน
